Формирование дел как технологическая операция делопроизводства — курсовой проект

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т. д.). В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учреждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направ­лениям деятельности учреждения. Документы внутри дела распо­лагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представле­ние; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольне­нии); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значе­ния группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о нало­жении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т. д. в свя­зи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

За формирование дел отвечают ру­ководители структурных подразделений. Контроль за правильнос­тью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формиро­вании дел необходимо соблюдать следующие правила:

·   помещать в дело только исполненные документы в соответ­ствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

Скачать "Формирование дел как технологическая операция делопроизводства"

Формат: Microsoft Word | TXT

Раздел: Курсовые проекты

Просмотров: 6182

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*