Формирование дел как технологическая операция делопроизводства — курсовой проект

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т. д.), группировать в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т. д.

Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

·   папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[10]

·   для приложений к документам сформирована отдельная папка;

·   документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

·   в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т. д.) и документы не подлежащие регистрации;

·   в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Скачать "Формирование дел как технологическая операция делопроизводства"

Формат: Microsoft Word | TXT

Раздел: Курсовые проекты

Просмотров: 6188

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*