Формирование дел как технологическая операция делопроизводства — курсовой проект

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов[11].

Дела Компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками Общего отдела.

В зависимости от сроков хранения сотрудниками Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.[12]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долго­временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).[13]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[14] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты — сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения Компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[15]

2.3. Подготовка документов к передаче в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

— проведение экспертизы ценности документов;

— оформление дел;

— составление описей дел;

— составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают секретари структурных подразделений.

Скачать "Формирование дел как технологическая операция делопроизводства"

Формат: Microsoft Word | TXT

Раздел: Курсовые проекты

Просмотров: 5360

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*