Формирование дел как технологическая операция делопроизводства — курсовой проект

Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства «СУРГУТСКИЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГО» обладает рядом недостатков:

— отсутствует четкий порядок регистрации документов;

— встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

— отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе; Положение об экспертной комиссии;

— не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;

— отсутствует номенклатура дел Компании;

— отсутствует архив документов Компании;

— при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль — информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[20]

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

Заключение

Формирование дел — это отнесение документов к определен­ному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД.

При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования.

1. В дело помещаются:

·   исполненные документы;

·   правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;

·   один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);

·   документы одного года (за исключением переходящих дел).

Скачать "Формирование дел как технологическая операция делопроизводства"

Формат: Microsoft Word | TXT

Раздел: Курсовые проекты

Просмотров: 5361

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*