Формирование дел как технологическая операция делопроизводства — курсовой проект

Итак, представим себе, что мы получили некий набор документной информации, образующейся в каждом структурном подразделении нашего юридического лица. Думается, что целесообразно сразу разделить полученную информацию на две самых крупных категории.

Первая из них — список документов, образующихся в функциональных подразделениях, таких как бухгалтерия, служба кадров, канцелярия, материально-техническое снабжение и т. д., где образуется выверенный, установленный нормативными документами (например, для кадровой службы или бухгалтерии) состав документов. В формировании документальных комплексов и определении сроков хранения для этих категорий документов не должно возникнуть особых трудностей, так как все "правила игры" с этими категориями документов уже определены и можно лишь фиксировать их нарушения и предъявлять к должностным лицам необходимые требования по предоставлению ими полного комплекса информации, интегрированного по установленным правилам.

Гораздо более сложным будет процесс определения состава документной информации и формирования из нее первичных документальных комплексов (дел) в специфических, условно говоря, производственных подразделениях, где и образуется документация, определяющая суть деятельности данного юридического лица. Как мы уже говорили, документом является информация, зафиксированная на любом носителе, независимо от способа ее воспроизведения. Поэтому все документы, образовавшиеся в деятельности данного юридического лица, фиксирующие все аспекты его деятельности, должны найти отображение в номенклатуре дел. Вместе с тем проведенный анализ многих индивидуальных номенклатур дел юридических лиц, особенно негосударственной формы собственности, позволяет сделать вывод, что документы на электронных носителях, базы данных чаще всего не учитываются и не вносятся в номенклатуры дел, что фактически выводит из учитываемого документооборота значительную часть документной информации. Это обстоятельство является типичной ошибкой при составлении номенклатур дел, когда из структурных подразделений, особенно занимающихся новыми, "продвинутыми" областями деятельности, поступает информация о том, что у них или ничего не образуется, или представляются незаверенные копии документов других структурных подразделений. Кстати, именно документам на электронной основе, как в основном несущим вспомогательную информационную нагрузку (за исключением баз данных, о которых особый разговор), свойственны, мягко говоря, условные заголовки дел и документов.

Скачать "Формирование дел как технологическая операция делопроизводства"

Формат: Microsoft Word | TXT

Раздел: Курсовые проекты

Просмотров: 6215

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*