Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

При постановке на контроль документа, необходимая информация о нем менеджером по документоведению вводится в журнал регистрации поступаемых (внутренних) документов и заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). В карточку вносятся данные о виде, дате, номере и авторе документа, содержании поручения, фамилии исполнителя и сроке исполнения.
После заполнения РКК, менеджером по документоведению готовится лист рассылки и копии документа по числу исполнителей.
Не позднее 2-х часов после подписания документа генеральным директором, менеджер по документоведению должен известить исполнителей и вручить им под роспись копии документа, подлежащего исполнению.
Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и готовит проект документа по итогам работы группы.
При сроке исполнения документа до одного месяца и более, менеджер по документоведению осуществляет промежуточные проверки состояния исполнения:
до одного месяца – через каждые 10 дней;от одного месяца до трех месяцев – через каждый месяц;от трех месяцев до одного года – через каждые три месяца. Результаты и дата проверки заносятся в РКК, а информация предоставляется генеральному директору.
За два рабочих дня до истечения срока исполнения документа, менеджер по документоведению напоминает исполнителю о завершении срока исполнения, с отметкой о дате и времени напоминания в справке о состоянии исполнения документов.
В случае невозможности исполнения документа в указанный срок, исполнитель не менее, чем за сутки до истечения срока исполнения, представляет в службу ДОУ служебную записку на имя генерального директора с мотивированным предложением о переносе срока исполнения. Служебная записка в тот же день передается генеральному директору, который устанавливает новый срок исполнения, после чего изменения срока исполнения заносятся в РКК и доводятся до исполнителя.
В случае неисполнения документа до 16-00 часов дня, предшествующего контрольной дате без предварительного уведомления служебной запиской исполнителя о переносе срока исполнения, документ считается неисполненным и исполнитель обязан представить в службу ДОУ объяснительную записку на имя генерального директора о причинах неисполнения документа.
Решение о снятии документа с контроля принимает генеральный директор или заместитель генерального директора, отдавший распоряжение, после ознакомления с проектом представленного документа путем росписи в графе 7 справки о состоянии исполнения документов. Справка возвращается в службу ДОУ, где менеджер по документоведению в РКК ставит отметку о снятии документа с контроля.
Если документ подготовлен недостаточно полно или некачественно, то он возвращается на доработку в сроки, указанные в резолюции генерального директора. В РКК менеджером по документоведению вносятся  сроки доработки документа, которые доводятся до исполнителя. 
 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*