Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

2.6 Организация документов в делопроизводстве Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [9; c.48 ]
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел, она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел организации не позднее декабря текущего года уточняется каждым структурным подразделением и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется ежегодно уполномоченным по СМК, согласовывается с менеджером по качеству, менеджером по документоведению, и подписывается руководителем структурного подразделения.
На основании подписанных и согласованных в соответствии с п.3 номенклатур дел структурных подразделений, менеджером по документоведению составляется сводная номенклатура дел по установленной форме, утверждается генеральным директором.
После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения могут получить выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел включает заголовки дел всех структурных подразделений Общества.
При составлении номенклатур дел необходимо руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе ООО «БИОТЭК», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, стандартом.
При составлении номенклатуры дел изучаются документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений, их виды, состав и содержание.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. При этом первый раздел номенклатуры включает заголовки дел службы документационного обеспечения управления, содержащие организационно-распорядительную документацию ООО «БИОТЭК».
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную. Далее идут плановые и отчетные документы (годовые, квартальные, месячные планы и сводные, квартальные, месячные и статистические отчеты).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*