Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

После этого в номенклатуре располагаются заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. Для них употребляется термин «документы» с указанием в конце заголовка в скобках основных видов этих документов.
Формирование и оформление дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются уполномоченные по СМК, они также отвечают за составление описей дел и своевременную передачу дел на хранение в архив.
Контроль над правильным формированием дел осуществляет менеджер по документоведению.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;помещать приложения вместе с основными документами;группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т. д. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Переписка систематизируется в хронологической последовательности, как правило, за период календарного года. 
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, дежурствах, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их составления и даты поступления.
Перспективные планы подшиваются в дела по дате их утверждения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*