Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Аналогично группируются претензии и обращения граждан и организаций.
В случае получения повторного письма или появления дополнительных материалов они подшиваются к данной группе документов.
Дела должны находиться в рабочих комнатах и храниться в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Документальные материалы, законченные делопроизводством, в течение одного года хранятся в структурных подразделениях и используются в справочной работе
Руководители подразделений и уполномоченные по СМК несут ответственность за сохранность документов и их использование.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;нумерацию листов в деле;составление листа-заверителя дела;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;подшивку и переплет дела;- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Листы нумеруются простым графическим карандашом в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Она составляется  на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются следующие особенности дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;номера листов с наклеенными фотографиями, рисунками, документами, вырезками из газет и т. п.;номера крупноформатных листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*