Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей графы номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение Н).
В начале дел, содержащих приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения, протоколы заседаний и документы к ним, а также в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, также составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документах дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования. [3; c.75 ]
Начальники структурных подразделений и работники, ответственные за документацию, обязаны соблюдать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с перечнем документации, который помещается на внутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года, а затем сдаются в архив предприятия.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*