Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

2.3 Организация документооборота и исполнение документов Организация документооборота
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот.
Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих документов в каждом структурном подразделении и в ООО «БИОТЭК» в целом.
Менеджер по документоведению и секретарь-референт учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.
Организация доставки документов
Доставка документов осуществляется средствами почтовой и электрической связи. [9; c.31 ]
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы, поступающие в ООО «БИОТЭК» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первоначальная обработка поступающих документов осуществляется менеджером по документоведению.
Конверты, поступающие в адрес руководства и без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на последнем листе после подписи проставляется соответствующая отметка и об этом сообщается отправителю.
Не уничтожаются конверты в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя.
Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
Прием телефонограмм осуществляется непосредственно секретарем-референтом или менеджером по документоведению.
Документы с резолюциями генерального директора, заместителей генерального директора ставятся на контроль, а затем передаются менеджером по документоведению по листу рассылки РСПП.
Порядок прохождения входящих документов
Документы (письма, факсограммы, сообщения электронной почты), поступившие на имя руководства, рассматриваются и регистрируются в журнале регистрации поступающей корреспонденции менеджером по документоведению и передаются руководству для рассмотрения. [1; c.14 ]
После рассмотрения документы, поставленные на контроль, передаются менеджеру по документоведению, который вносит резолюцию в регистрационно-контрольную карточку. Затем документ под расписку передается в структурное подразделение.
Передача документов, поступивших на имя руководства, из одного СПГП в другое, производится только через менеджера по документоведению.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*