Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

Документы передаются в соответствующие структурные подразделения поочередно, либо одновременно в копиях. Все поручения руководства копируются по числу исполнителей, а подлинники направляются ответственному исполнителю.
Ответственный исполнитель, получив документ и ознакомив с ним соисполнителей, должен организовать его исполнение с учетом установленного контрольного срока.
На входящие документы ответ в письменном виде необходимо давать в случае просьбы адресата или наличия указания руководства о подготовке ответа.
Во всех случаях, не требующих подготовки проектов распорядительных документов, исполнитель представляет служебную записку с краткой информацией об исполнении поручения, ставит дату и подпись на документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке.
На документе или копии, полученных для сведения и не требующих ответа, делается надпись «ответа не требуется, в дело № ».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на лицевой стороне первого листа документа на нижнем его поле.
Менеджером по документоведению о результатах выполненного задания делается соответствующая запись  в регистрационно-контрольной карточке. 
Организация работы с исходящими документами
Исполнитель до передачи подготовленного документа на подпись проверяет его содержание, правильность адресования, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился. [8; c.69 ]
Печатаются документы, представляемые на подпись руководству, по количеству адресов с двумя копиями.
Представляемые на подпись генеральному директору документы визируются на первой копии РСПП и заместителем генерального директора. Первая копия остается у менеджера по документоведению, вторая  — возвращается после регистрации документа в структурное подразделение.
Подписанные руководством документы оформляются и регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции  менеджером по документоведению. 
Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные руководством.
До передачи документов на отправку работник обязан:
тщательно проверить правильное оформление и адресование документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;поставить на документах исходящий номер;в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ;заверить копию отправляемого документа, которая остается для подшивки в дело. Секретарь-референт перед отправкой документов проверяет наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*